Giới thiệu chung
Sự bùng nổ của thế hệ web 2.0 đã mang lại cơ hội lớn chưa từng có cho những người khởi nghiệp. Giấc mơ kiếm tiền từ gara ô tô giống như Apple, Google hay Amazon,…không còn là điều gì quá xa vời, đặc biệt là với những người tài năng, giàu kinh nghiệm và tham vọng.
Với những chuyên gia công nghệ, sự bùng nổ của thế hệ web 2.0 đã đem lại nhiều tác dụng tích cực, một trong số đó là những người tài năng, tham vọng và nhiều kinh nghiệm có thêm cơ hội mở công ty riêng và tạo ra những sản phẩm web của mình mà không phải bỏ ra quá nhiều tiền.
Giấc mơ kiếm tiền từ gara bỗng chốc nằm trong tầm tay, nhất là đối với những ai tham gia thiết kế giao diện người dùng (UI). Những cơ hội này trước đây chỉ giới hạn cho giới lập trình hệ thống – những người xây dựng nên các tính năng sản phẩm – thì nay mở rộng cho cả những chuyên gia phát triển giao diện người dùng để đáp ứng những nhu cầu mới. Và với nhiều người, đây là một bước phát triển đầy hứa hẹn.
Một hướng đi phổ biến nữa mà nhiều nhà thiết kế web chọn lựa là mở công ty dịch vụ web. Tức là thay vì xây dựng các sản phẩm web như trên thì họ cung cấp cho khách hàng những dịch vụ liên quan.
Nhìn chung, cả hai hướng đi này đều có nhiều triển vọng. Song, lập công ty không phải là điều dễ dàng. Khác với làm thuê, làm tư vấn, quá trình hình thành và phát triển một công ty công nghệ ẩn chứa khá nhiều rủi ro và đòi hỏi những kỹ năng, hiểu biết mà ít nhà thiết kế web nào có được. Vì thế, nếu bạn có ý định mở công ty riêng và muốn thành công, bạn cần phải lưu ý những điều sau đây:
Bước 1: Đánh giá mức độ khả thi của việc bạn muốn làm
Có ý tưởng hay cho một sản phẩm hoặc có những kỹ năng mềm để đem lại cho khách hàng những dịch vụ tốt hơn là một chuyện, còn tạo ra sản phẩm/dịch vụ và kiếm tiền bằng sản phẩm/dịch vụ đó lại là một chuyện hoàn toàn khác.
Vì thế, bạn cần phải ngồi xuống và đánh giá một cách công tâm tính khả thi về mặt tài chính của việc bạn muốn làm. Để làm thế, hãy trả lời những câu hỏi dưới đây:
• Ai sẽ mua sản phẩm/dịch vụ của bạn và tại sao họ lại muốn mua?
• Sản phẩm/dịch vụ của bạn có giá trị gì đặc biệt?
• Xây dựng công ty để cung cấp sản phẩm/dịch vụ này đòi hỏi phải đầu tư những gì về nhân lực, vật lực, cơ sở hạ tầng?
• Thu nhập sẽ là bao nhiêu, bao lâu sẽ thu hồi vốn và bắt đầu có lãi?
• Bạn có thể làm trong điều kiện không lương trong bao lâu?
• Nếu cần, bạn có sẵn sàng sống kham khổ hơn để duy trì công ty không?
• Nếu thu nhập trước mắt không khả quan, liệu bạn có nguồn vay hay nguồn tài trợ nào khác không?
• Để công ty thành công, bạn phải hy sinh bao nhiêu thời gian của mình?
Có một điều trớ trêu là thực tế gần như không bao giờ xảy ra theo đúng như dự liệu của bạn. Những doanh nhân mới vào nghề đa số đều đánh giá quá thấp chi phí bỏ ra và quá cao thu nhập. Khi mới mở công ty, chúng tôi cũng thế, cứ nghĩ rằng mình sẽ kiếm được nhiều hơn rất nhiều.
Thế nhưng, trong suốt 6 tháng đầu, thu của chúng tôi chỉ đủ bù chi mặc dù chúng tôi đều là những nhà thiết kế gạo cội và có mạng lưới quan hệ rộng rãi. Thế nhưng 6 tháng đã là rất may mắn rồi. Nhiều doanh nghiệp mới còn phải chờ lâu hơn nhiều, trừ khi họ được bơm tiền từ đâu đó – có thể là từ ngân hàng hoặc bạn bè, người thân.
Trong một số trường hợp, ý tưởng của doanh nghiệp có thể đủ hấp dẫn để lôi kéo các nhà đầu tư mạo hiểm hoặc các nhà tài trợ. Nếu thế, hãy tranh thủ nguồn vốn đó càng sớm càng tốt vì nhiều khả năng bạn sẽ phải cần đến nó ngay từ đầu.
Ngoài ra, xây dựng doanh nghiệp là một quá trình cực kỳ tốn thời gian và sức lực, nhất là giai đoạn triển khai, hình thành và đi vào ổn định. Vì thế, bạn hãy hít thật sâu và chuẩn bị tinh thần làm việc không kể ngày đêm – nhất là những việc không thuộc thế mạnh của bạn hoặc không có gì thú vị. Bạn phải sẵn sàng dốc hết sức mình cho công việc nếu không doanh nghiệp bạn sẽ khó có thể tồn tại.
Bước 2: Xác định xem bạn muốn tự điều hành doanh nghiệp hay cần có thêm người cộng tác
Một khi đã hạ quyết tâm mở công ty thì điều quan trọng nhất bạn phải làm là xác định đội ngũ quản lý ban đầu của mình gồm những ai. Đa số các công ty nhỏ chỉ có một người điều hành. Thế nhưng, thật ra, làm việc cùng ai đó sẽ giúp doanh nghiệp bạn tăng trưởng nhanh hơn và công việc đỡ buồn chán hơn rất nhiều.
Như tôi và cộng sự Andrei đều có chung niềm đam mê và quan điểm về thiết kế nhưng mỗi người có một thế mạnh riêng. Andrei là một chuyên gia phát triển giao diện đúng nghĩa và đã nhiều năm làm trưởng nhóm thiết kế giao diện những sản phẩm chính của Adobe.
Về chuyên môn thì anh ấy là người giỏi nhất. Trong khi đó, tôi không chỉ làm về thiết kế mà còn có kinh nghiệm về marketing, tư vấn kinh doanh và quản lý doanh nghiệp. Chính vì thế mà cả hai có thể kết hợp với nhau rất ăn ý, tôi thì lập kế hoạch kinh doanh và điều hành công ty còn Andrei quản lý công việc thiết kế chính.
Một số công ty có nhiều hơn 2 cộng sự. Như thế sẽ quy tụ nhiều người có khả năng khác nhau tham gia điều hành công ty hoặc nhiều người khác nhau có cùng chuyên môn để hiệp lực đưa công ty tiến xa hơn. Có thêm người khai phá, mở đường sẽ khiến mọi thứ dễ dàng hơn, giúp bạn làm được nhiều việc hơn cũng như tập trung hơn vào niềm đam mê của mình thay vì lãng phí thời gian vào những sự vụ tẻ ngắt.
Nhưng càng lắm người chỉ đạo thì càng phức tạp. Có nhiều lúc tôi và Andrei phải cố gắng lắm mới đi đến thống nhất về những quyết sách lớn của công ty. Vì thế, bạn phải tự hỏi bản thân trước khi quyết định xem có đưa thêm người vào đội ngũ quản lý hay không. Nhiều người cảm thấy khó chịu khi phải bàn bạc, thống nhất với ai đó, dù chỉ là với một người duy nhất. Như thế cũng chẳng sao – họ vẫn có thể mở công ty bình thường và thuê người làm thay vì san sẻ quyền quản lý và quyền sở hữu.
Lựa chọn thuộc về bạn. Chọn như thế nào phụ thuộc vào mục tiêu, ý thích cá nhân cũng như hoàn cảnh cụ thể của bạn.
Bước 3: Đặt ra sứ mệnh và tầm nhìn
Muốn thành công thì trước hết bạn phải hiểu thế nào là thành công đã. Vì thế, khi đã tập hợp được đội ngũ lãnh đạo, bạn sẽ phải ngồi lại cùng họ để xác định công ty bạn đứng ở đâu và mục tiêu cần đạt được là gì.
Việc xác định công ty bạn đứng ở đâu liên quan đến cả vấn đề tiếp cận thị trường lẫn cơ cấu tổ chức. Về tiếp cận thị trường, bạn sẽ phải xác định xem mình sẽ bán gì và bán ra sao. Muốn thế, bạn phải nắm rõ năng lực và sở thích của mình, mảng thị trường mà mình nhắm đến và cách thâm nhập thành công.
Còn về cơ cấu, bạn sẽ phải thống nhất cách tổ chức và vận hành công ty cũng như phương hướng phát triển trong tương lai. Nghe thì có vẻ phức tạp nhưng thực chất bạn chỉ phải xây dựng một bản phác thảo về khả năng phát triển của công ty và cùng nhau thống nhất với bản phác thảo đó để khi có thay đổi xảy ra, bạn đã có sự chuẩn bị trước và dễ dàng điều chỉnh, thích nghi.
Xác định mục tiêu bạn cần đạt được là công việc còn mang tính tương đối hơn và thậm chí có khi còn sai lệch hoàn toàn với thực tế. Như Google đâu có ý định trở thành công ty truyền thông, Ideo đâu có ý định trở thành công ty tư vấn quản lý, Razorfish đâu có ý định trở thành công ty quảng cáo thương hiệu cho doanh nghiệp.
Do đó, mục đích chính ở đây là có thứ gì đó để làm động lực phấn đấu, làm kim chỉ nam cho mọi kế hoạch và quyết sách của bạn. Và lời khuyên của tôi là hãy tham vọng một chút, bạn phải thử thì mới biết khả năng của mình đến đâu.
Bước 4: Tạo dựng một thương hiệu mạnh
Đối với các chuyên gia thiết kế thì đây có lẽ là phần dễ nhất. Một khi đã xác định được phương hướng, chiến lược tiếp cận thị trường, bạn sẽ cần trang bị những yếu tố nhận diện cơ bản để làm nền tảng xây dựng thương hiệu cho doanh nghiệp mình. Sau đây là danh mục những thứ bạn phải xây dựng:
Phải có:
• Logo
• Tuyên ngôn định vị
• Trang web
• Danh thiếp
• Mẫu tiêu đề/định dạng văn bản
• Bài thuyết trình về doanh nghiệp và các mẫu các bài phát biểu/PowerPoint
Nên có:
• Giấy in sẵn tiêu đề
• Miếng dán in sẵn địa chỉ công ty
• Tờ rơi giới thiệu sản phẩm/dịch vụ
Dành cho những doanh nghiệp ‘rủng rỉnh’:
• Brochure bản in
• Phong bì in sẵn địa chỉ công ty
• Kẹp tài liệu in logo công ty
Mọi người thường sẽ đánh giá chất lượng và sự chuyên nghiệp của công ty bạn cũng như sản phẩm và dịch vụ đi kèm dựa vào những dấu hiệu nhận dạng và quảng cáo gián tiếp trên. Chính vì thế, hãy xây dựng và thiết kế chúng thật nghiêm túc và đồng bộ.
Bước 5: Nếu bạn xây dựng một công ty dịch vụ, hãy bắt đầu từ những khách hàng bạn đã có
Đây là điểm lưu ý cuối cùng trong phần đầu này, nhất là với những người làm dịch vụ chứ không phải sản phẩm. Để bán được dịch vụ là việc vô cùng khó khăn, đặc biệt khi công ty bạn chưa có thành tích nào để phô bày.
Do đó, tốt nhất bạn nên bắt đầu với tư cách là một nhà tư vấn độc lập, sau khi đã có một lượng khách hàng ổn định thì mới chính thức mở công ty. Hãy dành thời gian kiếm khách hàng trước khi đầu tư món tiền lớn vào xây dựng cơ sở vật chất và thành lập một công ty chính thức. Nếu không có sẵn khách hàng hay hồ sơ chứng minh năng lực, bạn sẽ khó mà bán được dịch vụ của mình. Do đó, bạn phải kiên nhẫn và làm theo đúng quy trình mới đạt tới thành công.
Các bước chuẩn bị khác:
Vấn đề pháp lý
Bạn sẽ phải bỏ tiền để thành lập doanh nghiệp. Ngay cả khi không thuê dịch vụ thì bạn vẫn phải mất chi phí đăng ký kinh doanh, mã số thuế, dấu …Những chi phí này ở một số khu vực có thể rất thấp, tuy nhiên, phần lớn các doanh nghiệp vẫn chọn mở công ty ở địa phương của họ, bất kể chi phí ra sao.
Một lời khuyên cho những người muốn thành lập doanh nghiệp: trừ phi bạn có ý định cổ phần hoá – tức là bán cổ phần ra thị trường – còn nếu không hãy thành lập công ty trách nhiệm hữu hạn (TNHH). Như thế sẽ vừa dễ dàng vừa tiết kiệm cho công ty và cho những người đứng đầu.
Bạn cũng sẽ cần cử ra một đại diện hợp pháp cho công ty. Người này có thể là một thành viên trong ban giám đốc hay một luật sư. Nếu trong ban giám đốc của bạn có người thông thạo về văn bản pháp luật hoặc trong số bạn bè, người thân của bạn có người như thế thì hãy cử họ làm người đại diện. Đó là cách ít tốn kém nhất. Còn nếu không, hãy thuê hẳn một luật sư, đừng tiết kiệm khi dính dáng đến những vấn đề pháp lý.
Thuê luật sư sẽ ngốn của bạn một khoản tiền nhưng bù lại, bạn sẽ có một người nắm rõ các văn bản, quy định, thủ tục. Và quan trọng hơn hết, luật sư có thể giúp bạn xây dựng điều lệ công ty, đảm bảo hành lang pháp lý cho công ty bạn vận hành và phát triển. Một luật sư có kinh nghiệm còn có thể giúp bạn tính toán đường đi nước bước hợp lý cho doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, họ còn có thể cung cấp cho bạn những mẫu văn bản quan trọng cho doanh nghiệp như:
• Hợp đồng với khách hàng
• Hợp đồng với nhà tư vấn
• Hợp đồng bảo mật
• Thoả thuận cấm cạnh tranh
• Các mẫu và hồ sơ đăng ký bằng sáng chế
Tất nhiên, những mẫu này bạn có thể kiếm được trên mạng hoặc ngoài hiệu sách nhưng những lời tư vấn của một người hiểu biết về luật pháp thì đố bạn tìm được ở đâu trong sách vở. Vì thế, hãy xác định là bạn sẽ phải bỏ ra một khoản tiền “nuôi” luật sư để khi cần là “dùng” được ngay.
Vấn đề tài chính
Phần lớn các chuyên gia thiết kế không để tâm và không hứng thú với việc trau dồi năng lực quản lý hành chính. Thế nhưng kiểm soát, hạch toán và dự trù thu chi là nền tảng thành công của mọi doanh nghiệp. Do đó, bạn sẽ phải rất quan tâm đến những công việc này và chú trọng đến chúng ngay từ đầu.
Trước hết là bạn phải nắm được các khoản thu từ khách hàng và các khoản chi mà doanh nghiệp bạn phải bỏ ra. Ngay khi doanh nghiệp của bạn có giấy phép đăng ký kinh doanh, hãy mở một tài khoản ở ngân hàng. Muốn dễ bề quản lý, mọi thứ thu chi của công ty bạn đều phải đi qua tài khoản này. Như thế, bạn sẽ theo dõi được tiền ra, tiền vào ngay cả khi bạn bỏ sót hay mắc lỗi về quản lý tài chính.
Sự sống còn của doanh nghiệp sẽ phụ thuộc vào các khoản thanh toán của khách hàng còn uy tín doanh nghiệp, ở một mức độ nào đó, lại dựa trên việc chi trả đúng kỳ hạn.
Lời khuyên của tôi: bạn nên đầu tư vào phần mềm kế toán và phải học cách dùng trước, nếu không chỉ một lỗi nhỏ cũng có thể làm đảo lộn hệ thống tài chính của doanh nghiệp. Trong trường hợp bạn không thích hoặc không giỏi về các con số, bạn nên đầu tư thuê một nhân viên sổ sách bán thời gian hoặc duy trì mối quan hệ với một chuyên gia kế toán thực sự.
Thời gian đầu, bạn sẽ muốn chọn một kế toán chuyên về doanh nghiệp nhỏ và có kinh nghiệp làm báo cáo thuế. Bạn có thể thuê họ để làm các công việc theo định kỳ hoặc thậm chí là thường nhật.
Điểm cuối cùng và cũng là phức tạp nhất liên quan đến vấn đề tài chính là trả lương.
Nếu bạn có nhiều nhân viên toàn thời gian ăn lương hàng tháng thì còn rắc rối hơn nữa bởi bạn phải trừ thuế, tính phụ cấp, bảo hiểm… Luật sư hoặc kế toán có thể tư vấn cho bạn vấn đề này nhưng cái bạn cần là hỗ trợ thực sự.
Bảo hiểm
Một trong những phần đáng sợ nhất của việc mở công ty là tính toán số tiền bảo hiểm phải đóng.
Lời khuyên chân thành là hãy mua bảo hiểm y tế để đề phòng bất trắc. Phí đóng bảo hiểm tuy có thể hơi cao nhưng xét về tổng thể thì không phải quá khủng khiếp.
Trường hợp mọi thành viên công ty bạn đều đã được đóng bảo hiểm ở đâu đó thì bạn có thể không phải mua cho họ. Thế nhưng nếu bất kỳ ai trong số những nhân viên chủ chốt còn chưa có bảo hiểm, hãy mua ngay cho họ, đừng trì hoãn. Điều tệ hại nhất cho công ty là có chuyện xảy ra với một người không được bảo hiểm. Lúc đó, khoản tiết kiệm được từ bảo hiểm sẽ chẳng bõ bèn gì so với những thiệt hại bạn phải gánh chịu.
Tuy nhiên, trong trường hợp số nhân viên phải đóng bảo hiểm của bạn nhiều, hãy tính xem bạn sẽ phải dành bao nhiêu thời gian để làm những việc liên quan như:
• Chuẩn bị hồ sơ, giấy tờ
• Đưa tiền bảo hiểm vào hạch toán cùng lương
• Xây dựng trình tự thủ tục, chính sách: Nhân viên mới sẽ phải làm bao lâu mới đủ điều kiện được đóng bảo hiểm? Công ty hỗ trợ bao nhiêu phần trăm chi phí bảo hiểm?
Một loại bảo hiểm nữa mà bạn sẽ phải mua là bảo hiểm trách nhiệm chung. Thường thì những khách hàng là doanh nghiệp lớn sẽ yêu cầu bạn phải có bảo hiểm này.
Tóm lại, bảo hiểm có tầm quan trọng đương với khía cạnh pháp lý và tài chính của doanh nghiệp dù quy trình, thủ tục đơn giản hơn rất nhiều.
Nhân sự
Vấn đề nhân sự (HR) đụng chạm đến mọi mặt hoạt động của doanh nghiệp: từ các chính sách, trình tự thủ tục, giấy tờ, sổ sách liên quan đến nhân viên cho đến việc hỗ trợ tháo gỡ những khó khăn, vướng mắc mà nhân viên không tự giải quyết được.
Nhiều doanh nghiệp nhỏ không có bộ phận nhân sự riêng. Thay vào đó, họ giao thẳng công việc này cho một trợ lý hành chính hay một cán bộ văn phòng. Tuy nhiên cách làm này chỉ phù hợp với những công ty có 10 người hoặc ít hơn. Còn nếu định nhanh chóng khuếch trương quy mô doanh nghiệp, bạn sẽ phải luôn nhớ rằng nhu cầu quản lý nhân sự sẽ tăng theo số biên chế nhận vào.
Nếu tìm trên Google, bạn sẽ thấy có rất nhiều form mẫu, phần mềm HR với các tính năng đa dạng. Qua đó, bạn có thể chọn phần mềm phù hợp với mình. Hoặc nếu bạn là công ty IT, bạn hoàn toàn có thể tự làm lấy phần mềm quản lý nhân sự cho mình.
Có một việc mà bạn nên làm sớm, đó là xây dựng một quyển sổ tay nhân viên, trong đó nêu rõ nội quy, chính sách của công ty. Đây sẽ là cơ sở pháp lý cho mọi hoạt động bên trong doanh nghiệp. Nó không chỉ là công cụ giải đáp các thắc mắc của nhân viên mà còn là phương tiện bảo vệ hợp pháp cho bạn khi có sự cố xảy ra.
