in

Cách khởi nghiệp kinh doanh Hỗ trợ doanh nghiệp từ A đến Z

Giới thiệu chung

Một thư ký mẫu mực của ngày xưa phải là người biết tốc ký, đánh máy nhanh và biết trả lời điện thoại. Ngày nay, cô thư ký ấy sẽ dùng máy ghi âm, thiết bị tách băng và chuyển thẳng dữ liệu vào máy tính thay vì phải ngồi gõ phím lạch cạch như xưa; chiếc điện thoại bàn cổ lỗ của cô ấy ngày nào cũng được thay thế bằng một tổng đài hoạt động hết sức tinh vi.

Tương tự như nghề thư ký, ngành dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp cũng trải qua những thay đổi và phát triển vượt bậc với tiềm năng gần như vô tận.

Muốn biết tiềm năng của ngành này trong tương lai, hãy thử nhìn lại những thay đổi đã diễn ra trong suốt cả thế kỷ 20. Ta sẽ thấy rằng nhu cầu quản lý hành chính của doanh nghiệp tăng lên nhanh chóng, dẫn đến sự xuất hiện của những công việc như thư ký, văn thư.

Và song hành với sự xuất hiện của máy tính cũng như các thiết bị văn phòng hiện đại, các yêu cầu về kỹ năng, nghiệp vụ và trình độ hiểu biết của thư ký cũng cao hơn rất nhiều.

Cùng với đó, xu hướng kinh doanh cũng có sự chuyển biến mạnh mẽ. Các doanh nghiệp lớn tìm cách tinh giản bộ máy và xu hướng phổ biến mà họ chọn là chuyển giao bớt các việc mà trước đây nhân viên họ phải làm sang các nhà cung cấp dịch vụ. Các doanh nghiệp nhỏ vì không muốn trở nên cồng kềnh nên cũng tích cực thuê làm ngoài.

Kết hợp giữa nhu cầu đó và những đổi mới trong thế giới kinh doanh, ngành dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp càng có nhiều cơ hội phát triển. Tuy nhiên, đứng trước một rừng cơ hội, bạn sẽ rất dễ lạc lối nếu bạn không có một chút đầu tư, chuẩn bị. Ngược lại, nếu bạn hoạch định trước các chiến lược, định hướng thị trường và dịch vụ rõ ràng thì bạn sẽ tiến rất nhanh.

Loại hình dịch vụ

Có rất nhiều dịch vụ mà ngành này có thể cung cấp. Danh sách dưới đây là những dịch vụ phổ biến (có thể sẽ còn nữa nếu bạn đào sâu nghiên cứu). Một số dịch vụ đủ lớn để có thể trở thành một lĩnh vực kinh doanh độc lập nhưng một số khác chỉ mang tính bổ sung, phụ trợ.

•    Xử lý văn bản

•    Tách băng

•    Ghi âm giọng nói qua điện thoại và chuyển thành text

•    Chế bản điện tử

•    Trình bày bảng tính

•    Viết luận văn và báo cáo thuê

•    Trả lời điện thoại

•    Nhận và chuyển mail

•    Đóng gói, vận chuyển

•    Quản trị cơ sở dữ liệu và danh sách email

•    Ghi chép sổ sách, viết séc, viết hóa đơn

•    Làm hồ sơ xin việc

•    Biên tập, hiệu đính

•    In ấn

•    Gửi và nhận fax

•    Photocopy

•    Công chứng

•    Tra cứu mạng

•    Thiết kế và điều hành trang web

•    Tổ chức sự kiện

•    Tư vấn

•    Đào tạo

Muốn biết mình nên cung cấp dịch vụ nào, bạn hãy chịu khó lắng nghe khách hàng, họ sẽ cho bạn biết họ cần gì.

Định hướng thị trường

Có ba loại đối tượng khách hàng sử dụng dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp: cá nhân, các công ty gia đình/công ty thương mại quy mô vừa và nhỏ, các tập đoàn lớn.

•  Cá nhân: là những khách hàng đơn lẻ, không kinh doanh. Sinh viên và những người đang xin việc là hai đối tượng khách hàng phổ biến nhất.

Với người đang xin việc, họ có thể mang bản lý lịch viết sẵn của họ đến và nhờ bạn trình bày rồi in cho họ hoặc họ có thể nhờ bạn viết nội dung giúp. Mảng thị trường này khá là tiềm năng vì ngay cả khi tỷ lệ thất nghiệp thấp, nhiều người vẫn có nhu cầu làm hồ sơ, lý lịch để nhảy việc.

Hiện ở nước ta có hàng hàng trăm trường đại học, cao đẳng với số sinh viên theo học lên đến hàng triệu người. Mặc dù nhiều sinh viên tự viết luận văn, báo cáo, khóa luận, chuyên đề của mình nhưng con số thuê ngoài việc đánh máy, trình bày không phải là ít, do đó tạo nên một lượng công việc kha khá cho các công ty/cửa hàng chuyên xử lý văn bản.

Riêng trong nhóm đối tượng khách hàng sinh viên, những cô ‘tú’, cậu ‘tú’ sắp ra trường phải viết luận văn tốt nghiệp dài vài trăm trang là ứng cử viên sáng giá nhất cho dịch vụ của bạn. Và đương nhiên, họ sẽ tiếp tục tìm đến bạn khi họ nhận bằng và muốn làm hồ sơ xin việc.

Không chỉ sinh vên mà giới học giả cũng có thể là nguồn khách hàng tiềm năng cho dịch vụ của bạn (chẳng hạn như một tác giả muốn thuê bạn chế bản, biên tập và hiệu đính tác phẩm của họ).

•  Doanh nghiệp vừa và nhỏ: Đây có thể là đối tượng khách hàng chủ yếu của bạn. Những doanh nghiệp này thuê bạn vì trong quá trình hoạt động họ phát sinh nhiều việc hành chính, giấy tờ nhưng không đủ điều kiện để bố trí chỗ làm việc và trả lương cho một nhân viên văn phòng hay một thư ký. Hoặc có thể họ muốn thuê ngoài cho chuyên nghiệp và tiết kiệm chi phí.

Trong bối cảnh ngày càng có nhiều doanh nghiệp vừa và nhỏ làm ăn hiệu quả, cơ hội thị trường của bạn thực sự rộng mở. Và danh sách dịch vụ mà họ có nhu cầu sử dụng chỉ có tăng lên chứ không giảm đi. Chính vì vậy, hợp tác làm ăn với doanh nghiệp vừa và nhỏ là cách bạn đảm bảo cho mình luôn có công ăn việc làm.

Thông thường, các doanh nghiệp nhỏ sẽ hay thuê ngoài những công việc như xử lý văn bản, gửi fax, photocopy, vận chuyển, chế bản điện tử, quản lý danh sách email, chuyển file ghi âm thành text.

  Các tập đoàn lớn: Ngay cả khi họ có bộ máy hoạt động hoàn chỉnh với đội ngũ nhân viên hành chính, thư ký chuyên trách thì các tập đoàn lớn vẫn có thể là khách hàng tiềm năng của bạn. Đó là khi họ đột xuất có thêm việc hoặc đơn giản là vì họ muốn thuê làm ngoài những dự án đặc biệt thay vì phải tuyển nhân viên làm thời vụ, đào tạo họ và trang bị cho họ đầy đủ những máy móc, thiết bị cần thiết. Trong những trường hợp này, chuyển bớt việc cho bạn làm sẽ giúp họ tiết kiệm chi phí và tránh những phiền phức không đáng có.

Các tập đoàn lớn cũng hay thuê dịch vụ bên ngoài nếu nhân viên của họ nghỉ ốm hay nghỉ phép. Trong những trường hợp đó, tuyển nhân viên thời vụ là điều không cần thiết khi trên thị trường có sẵn đơn vị cung ứng dịch vụ đó.

Tìm phân khúc thị trường

Bạn nên tìm một hay một vài khu vực thị trường còn bỏ ngỏ để khai thác. Có nhiều lý do để làm điều này. Thứ nhất, nếu đi vào phân khúc thị trường thật cụ thể, bạn sẽ điều chỉnh được danh mục dịch vụ, chiến lược kinh doanh, hệ thống chăm sóc khách hàng cho phù hợp với phân khúc thị trường đó. Thêm nữa, khi đã chuyên sâu vào việc gì đó, bạn sẽ ít có đối thủ cạnh tranh hơn – đồng nghĩa với việc bạn có thể thu phí dịch vụ cao hơn.

Dưới đây là một số phân khúc thị trường còn nhiều tiềm năng mà bạn nên cân nhắc:

•    Các dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp khác: Hãy cho các khách hàng của bạn biết bạn sẵn sàng chấp nhận những đơn hàng lớn hay cung cấp dịch vụ trên cơ sở hợp đồng. Có thể nhiều khách hàng sẽ yêu cầu bạn ký hợp đồng bảo mật thông tin hay thỏa thuận không tranh giành khách hàng của họ.

Trong những trường hợp đó, hãy chắc chắn những đối tượng khách hàng bạn bị cấm tranh giành đã là khách hàng của bạn. Đôi khi bạn cũng phải chiết khấu cho khách hàng để họ có phần lợi nhuận ở đó. Điều này cũng không sao vì bù lại bạn cũng đâu phải mất phí tiếp thị và bán hàng. Tuy nhiên, với những công việc mà khách hàng đòi làm gấp, bạn cũng nên tính giá cao hơn một chút để xứng đáng với công sức bỏ ra.

•    Lĩnh vực hay ngành nghề cụ thể: Nếu bạn có chuyên môn về một lĩnh vực nào thì hãy tấn công lĩnh vực đó. Luật và y tế là hai lĩnh vực nhiều tiềm năng nhất. Nếu bạn đã quen với những thuật ngữ và hình thức trình bày văn bản của các ngành này, bạn có thể dễ dàng cung cấp dịch vụ chuyển các file âm thanh/hình ảnh đậm chất kỹ thuật thành text. Hoặc nếu không bạn có thể nhắm đến những đại diện phân phối, bán hàng, quản lý khách hàng, phát triển kinh doanh của doanh nghiệp sản xuất nào đó – những người mà làm tại nhà và có nhu cầu được hỗ trợ các công việc mang tính hành chính. Thường thì ngành bảo hiểm và luật có nhiều người người thuộc diện này.

•    Khu vực địa lý: Nếu bạn ở một khu dân cư đông đúc, có nhiều văn phòng hoặc gần khu công nghiệp nhẹ nào đó, bạn có thể chọn phân khúc thị trường theo vị trí địa lý. Hãy chọn phạm vi mà bạn muốn cung cấp dịch vụ và triển khai tiếp thị tới những doanh nghiệp trong phạm vi đó, nhấn mạnh với họ yếu tố thuận tiện khi sử dụng dịch vụ của bạn.

•    Giới học giả: Nếu bạn ở gần trường cao đẳng, đại học nào đó, bạn có thể chọn phân khúc là giới sinh viên, giảng viên và thậm chí cả những người phụ trách công tác giáo vụ.

Chi phí ban đầu

Chi phí đầu tư ban đầu thấp là một trong những khía cạnh hấp dẫn nhất của ngành công nghiệp hỗ trợ doanh nghiệp. Đôi khi, bạn còn chẳng cần phải bỏ ra đồng nào để đầu tư phục vụ khách hàng. Nhiều người mà chúng tôi phỏng vấn nói họ dùng luôn những thiết bị cá nhân để mở văn phòng kinh doanh. Bạn chỉ cần một chiếc máy tính, máy in, điện thoại và mua sắm một ít vật dụng khác là có thể bắt đầu công việc này.

Nhiều nhà cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp vẫn có công việc chính của họ, do đó họ không phải quá lo về thu nhập. Tuy nhiên, nếu bạn quyết định dành toàn thời gian làm mảng công việc mới này thì bạn phải có trong tay một số tiền nhất định để chi tiêu trong thời gian đầu chưa kiếm được tiền. Tốt nhất bạn nên dành ra một khoản đủ dùng cho 6-12 tháng hoặc tối thiểu là 3 tháng đầu.

Khi tính toán chi phí đầu tư cho doanh nghiệp mình, hãy dựa vào kế hoạch kinh doanh chứ đừng lấy con số của ai đó áp vào cho mình. Nếu đủ tiền thì tốt, còn nếu thiếu, hãy xem lại bảng tính toán của mình xem có thể bớt đi được hạng mục nào không.

Hoạt động

Vì vừa là chủ, vừa là thợ trong doanh nghiệp mình nên bạn phải xác định mình sẽ phải bỏ ra ít nhất là ¼ thời gian làm các công việc quản lý, tiếp thị, nhập hàng và ghi hoá đơn. Nếu bạn tuyển thêm người, bạn sẽ phải dành thêm thời gian để quản lý họ.

Không được lơ là công việc quản lý là nguyên tắc tối quan trọng trong kinh doanh, dù công ty của bạn lớn hay nhỏ. Sẽ chẳng ra sao nếu bạn làm đúng yêu cầu của khách hàng nhưng lại không dành thời gian gửi trả hoá đơn và đòi tiền họ. Thiếu chứng từ, sổ sách cũng có thể khiến bạn gặp rắc rối với cơ quan thuế. Còn không thường xuyên tiếp thị, doanh nghiệp của bạn cũng dễ dàng bị rơi vào quên lãng.

Để điều hành một văn phòng cung cấp dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp, bạn phải mất rất nhiều công sức. Sẽ đỡ hơn nếu bạn là tuýp người vừa thích giao thiệp vừa có khả năng làm việc độc lập hoặc theo nhóm nhỏ. Bạn sẽ cần có sự linh hoạt để có thể thực hiện một lúc vài dự án và khéo léo để khách hàng luôn cảm thấy họ là khách hàng quan trọng nhất của bạn.

Địa điểm

Về địa điểm, bạn có 2 sự lựa chọn: làm tại nhà hoặc đi thuê. Với cả hai loại địa điểm trên, khả năng thành công đều cao như nhau, vì thế bạn quyết định thế nào là tuỳ thuộc vào nguồn lực và mục tiêu của bạn.

Khi cân nhắc nên chọn địa điểm nào, bạn cần lưu ý một số điều. Trước hết, vì đặc thù của dịch vụ mà bạn cung cấp, có thể bạn sẽ phải phục vụ cả ba đối tượng khách hàng: cá nhân, doanh nghiệp nhỏ, tập đoàn lớn. Vì thế, hãy chọn địa điểm sao cho phù hợp với tất cả các đối tượng đó.

Với các lĩnh kinh doanh khác có thể không quá cần thiết nhưng riêng với loại hình kinh doanh dịch vụ hỗ trợ doanh nghiệp, phong cách chuyên nghiệp là yếu tố đặc biệt quan trọng quyết định sự thành công của doanh nghiệp.

Làm việc tại nhà là hình thức rất phổ biến trong thế giới hiện đại (thậm chí, nhiều khách hàng thích đến với những người kinh doanh tại nhà vì giá thường rẻ hơn do không phải mất chi phí thuê địa điểm) song ngay cả khi làm tại nhà, bạn vẫn cần phải cho khách hàng thấy mình là người làm ăn nghiêm túc, đàng hoàng. Còn nếu bạn chọn thuê địa điểm, hãy chắc chắn rằng địa điểm đó phù hợp với mục tiêu của bạn.

Tính giá và viết hoá đơn

Có nhiều cách để bạn tính phí dịch vụ của mình. Cách đơn giản nhất là xem các nơi khác họ tính phí bao nhiêu cho dịch vụ tương tự và làm theo họ. Một cách nữa là căn cứ vào mục tiêu lợi nhuận để quy định mức giá, không cần biết nó ảnh hưởng đến khả năng cạnh tranh của mình ra sao. Ngoài ra còn kiểu tính phí theo công việc, theo trang hoặc theo giờ.

Cách tốt nhất là xem xét toàn diện mọi yếu tố: khả năng nghiệp vụ, mục tiêu lợi nhuận và đối tượng khách hàng để tính phí. Nên có công thức đàng hoàng để làm căn cứ báo giá cho nhất quán, hợp lý và sát thực .

Mức tính theo giờ

Nếu bạn định tính theo giờ thì hãy cân nhắc thêm cả độ khó của công việc và yêu cầu về nghiệp vụ. Chẳng hạn:

•    Mức 1 (Phí/giờ thấp nhất): áp dụng cho xử lý văn bản thông thường, các dịch vụ đánh máy, văn thư thông dụng, biên tập đơn giản

•    Mức 2: Xử lý văn bản nâng cao, hiệu đính nâng cao, trình bày bảng tính, tra cứu mạng

•    Mức 3: Chế bản điện tử, trình bày bảng tính, thiết kế, điều hành trang web dạng đơn giản.

•    Mức 4: Thiết kế đồ hoạ, thảo văn bản (học thuật, lý lịch, kỹ thuật, kinh tế), thiết kế, điều hành trang web

•    Mức 5 (Phí/giờ cao nhất): Tư vấn, đào tạo

Cần lưu ý một số dịch vụ đơn giản có thể rơi vào 2-3 mức, do đó, bạn phải căn cứ vào thực tế công việc cụ thể để chọn mức giá cho phù hợp

Ước lượng công việc

Với nhiều chủ doanh nghiệp, ước lượng công việc và giá thành là việc ‘khó nhằn’ nhất. Tuy nhiên, nếu bạn đã có mức phí theo giờ thì mọi việc lại hết sức đơn giản. Bạn hãy ước lượng số giờ phải bỏ ra để thực việc công việc đó và sau đó nhân với mức phí/giờ là ra được con số.

Dù báo giá bằng miệng hay bằng văn bản, bạn cũng nên ghi lại những gì mình đã báo với khách và công thức bạn đã dùng để tính phòng trường hợp công việc mà bạn làm cho khách không đúng như mô tả hoặc khách thắc mắc về số tiền thanh toán (dù trước đó họ đã đồng ý với báo giá). Thậm chí, bạn có thể làm bảng giá chi tiết và giao cho khách hàng một bản còn mình lưu lại một bản để tránh nảy sinh bất đồng sau này.

Tiếp thị

Tiếp thị là mảng công việc đòi hỏi sự sáng tạo rất cao nên nhiều người không thích làm việc này. Tuy nhiên, nó là cơ sở quan trọng đảm bảo cho bạn kinh doanh tốt và có lãi.

Nếu trong ngắn hạn, hoạt động tiếp thị của bạn chưa đem lại kết quả nào thì cũng đừng nản. Ít ai có nhu cầu sử dụng dịch vụ vào đúng thời điểm bạn tiếp xúc với họ. Tuy nhiên, nếu thấy thích dịch vụ của bạn, họ sẽ lưu lại thông tin và liên hệ với bạn khi cần – hoặc giới thiệu bạn bè, đồng nghiệp của họ cho bạn. Việc khách hàng liên lạc lại sau vài tháng hoặc thậm chí 1 năm sau là điều rất đỗi bình thường.

Khi lập kế hoạch tiếp thị, bạn nên lưu ý một số đặc thù mang tính nghề nghiệp. Với lĩnh vực của bạn, niên giám điện thoại những trang vàng là thứ không thể bỏ qua. Vì thế, bạn hãy dành thời gian liên lạc ngay với công ty điện thoại ở khu vực mình kinh doanh để biết khi nào họ phát hành niên giám mới và thời hạn đăng ký quảng cáo.

Một điểm khác nữa cần lưu ý là nội dung quảng cáo tiếp thị. Vì bạn làm nghề trình bày, thiết kế nên tờ rơi của bạn trông phải thật chuyên nghiệp, nếu không khách hàng sẽ coi thường ngay. Nếu cần, hãy thuê chuyên gia thiết kế đồ hoạ hoặc dân soạn thảo văn bản chuyên nghiệp để làm công việc này.

Nguồn giới thiệu khách hàng

Đây có thể là cách duy nhất để bạn kiếm được khách hàng mới, vì vậy bạn cũng nên có hướng tiếp cận ngay từ đầu. Tất nhiên, muốn thế bạn phải biết nguồn nào có khách thực sự để đi lại, giữ mối quan hệ.

Những doanh nghiệp có ngành nghề bổ trợ cho bạn thường là những nguồn giới thiệu khách hàng lý tưởng. Chẳng hạn các cửa hàng in và photocopy sẽ có nhiều khách đến hỏi dịch vụ xử lý văn bản hoặc chế bản điện tử và họ hoàn toàn có thể giới thiệu khách cho bạn nếu những công việc đó vượt quá khả năng của họ.

Cách hợp tác thường là bạn trích hoa hồng cho nguồn giới thiệu khách hàng hoặc có qua có lại (anh giới thiệu khách cho tôi còn tôi sẽ giới thiệu khách cho anh).

Tất  nhiên nhiều người sẵn sàng giới thiệu khách hàng không công cho bạn nếu bạn làm tốt. Bạn bè, người thân, người quen cũng có thể là nguồn giới thiệu khách hàng cho bạn.

Quảng cáo

Quảng cáo cũng là một cách hay để có thêm khách nhưng muốn biết kênh quảng cáo nào hiệu quả, bạn cần phải thử một số kênh trước. Đầu tiên, thử quảng cáo trên những trang vàng điện thoại bởi đó là thứ đầu tiên mà khách hàng của bạn sẽ tìm đến khi họ chưa biết phải liên hệ với ai.

Tuy nhiên, cũng đừng giới hạn mình ở niên giám điện thoại. Bạn có thể quảng cáo trên các bản tin tức và một số chương trình của đài phát thanh địa phương hoặc đăng quảng cáo trên ấn phẩm của các trường đại học. Bạn cũng có thể tự mình gửi mail trực tiếp cho khách hàng tiềm năng. Để có danh sách địa chỉ gửi mail, bạn có thể đặt mua của một nhà cung cấp dịch vụ khác nhưng như thế tiết kiệm và hiệu quả hơn tự mình lập danh sách (lấy thông tin từ danh bạ điện thoại và tạp chí chuyên ngành).

What do you think?

0 points
Upvote Downvote

Cách khởi nghiệp kinh doanh dịch vụ dọn dẹp nhà cửa từ A đến Z

Cách khởi nghiệp kinh doanh nhà nghỉ/khách sạn bình dân từ A đến Z